Des petites entreprises aux plus grandes multinationales du monde, les solutions informatiques de gestion des impressions sont devenues le moyen intelligent de fournir et de gérer l’impression et les services connexes.

Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ?

Dans l’ancienne façon de faire, les entreprises achètent une gamme d’imprimantes, de scanners et de photocopieurs pour les différents départements de l’entreprise. L’équipe informatique interne est responsable de la maintenance de ce matériel, tout en fournissant de l’encre et du toner et en veillant à ce que tout logiciel fonctionne efficacement et en toute sécurité.

Dans l’intervalle, les responsables informatiques et les décideurs font de leur mieux pour adapter le parc d’imprimantes aux besoins de l’entreprise, tout en fournissant des capacités de numérisation et de gestion de documents pour minimiser la paperasse et réduire les coûts. L’installation d’un logiciel de gestion des impressions permet aux entreprises d’adopter une approche différente, offrant des capacités d’impression, de numérisation et de copie non pas via un ensemble de produits, mais sous la forme d’un service complet.

Ainsi, le déploiement et la gestion de tout le matériel sont sous-traités à une seule entreprise, le fournisseur de la solution informatique, qui gère également les consommables et la maintenance, ainsi qu’une stratégie d’impression et de documents, des conseils et un support. Un avantage évident est que la charge de travail d’achat, de maintenance et de mise à jour des imprimantes de l’entreprise passe de l’équipe informatique interne au fournisseur externe, mais cete solution informatique peut également réduire les coûts d’impression, faire gagner du temps, transformer les pratiques de travail et augmenter la productivité. En bref, c’est tout un ensemble de «gains» pour l’entreprise.

Comment une solution informatique de gestion des impressions réduit les coûts au sein de l’entreprise ?

De plusieurs manières différentes. Premièrement, les fournisseurs de gestion des impressions recherchent des moyens de rationaliser et de consolider vos imprimantes, en remplaçant de nombreuses grandes et anciennes imprimantes laser ou appareils à usage unique par un plus petit nombre d’appareils plus récents, mieux répartis, plus rapides ou d’imprimantes multifonctions avec toutes les fonctions nécessaires intégrées. . Cela réduit la taille de votre parc d’imprimantes sans compromettre la productivité. En fait, la productivité s’améliore.

Deuxièmement, les fournisseurs de gestion des impressions recherchent des moyens de réduire les déchets, aidant les entreprises à utiliser plus efficacement les modes de brouillon de haute qualité, l’impression recto verso et d’autres fonctionnalités qui réduisent la quantité d’encre, de toner et de papier utilisée par l’entreprise.

Le passage à des imprimantes plus récentes ou des imprimantes laser à jet d’encre de qualité professionnelle peut également réduire la quantité d’énergie utilisée par vos appareils et le montant que vous dépensez en consommables. L’un des points forts de cette approche est que vous n’avez jamais à vous soucier de l’achat de consommables. Grâce au logiciel de gestion des impressions les imprimantes demandent automatiquement de l’encre et du toner de remplacement, le fournisseur facturant souvent sur une base transparente de coût par impression.

Cela ajoute également aux économies de coûts. Travailler avec un seul fournisseur signifie que vous ne vous précipitez pas pour traiter avec différents fournisseurs, et tous les coûts sont visibles et prévisibles. Il n’y a pas de dépenses en capital pour les nouvelles imprimantes, juste des dépenses d’exploitation permanentes convenues avant la sortie d’une seule page.

Le logiciel de gestion des impressions permet également de réduire les coûts de support et de minimiser les temps d’arrêt. Étant donné qu’il incombe au fournisseur de maintenir vos imprimantes et de les faire fonctionner avec un flux constant de fournitures, votre équipe informatique dispose de plus de temps libre pour se concentrer sur d’autres projets. Et bien que cela puisse donner l’impression que vous perdez le contrôle, le contraire est vrai. Vous pouvez décider qui peut utiliser la couleur, définir des politiques pour l’impression recto-verso et la sécurité, ou mettre en place des paramètres pour réduire au minimum le gaspillage. Vous pouvez surveiller exactement ce qui est imprimé et comment il est imprimé, puis prendre des mesures pour changer cela. C’est une bonne nouvelle pour votre impact environnemental et vos objectifs de responsabilité sociale d’entreprise

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